Tapahtumasuunnittelijan matkassa

Mitä oikeastaan kuuluu asiantuntijan työnkuvaan? Jokaisella on oma erityisosaamisalueensa. Sen lisäksi yksi merkittävä osa työtä on erilaisten koulutusten ja tapahtumien suunnittelu ja toteuttaminen. Vuosittain järjestämme useita toistuvia koulutuksia ja tapahtumia. Niiden lisäksi ideoimme uusia, ajankohtaisiin tilanteisiin täsmääviä tapahtumia.


Syitä tapahtuman järjestämiseen on monia

  • Vuosittainen tapahtuma eli on järjestämisen pakko
  • Ajankohtaisuus - olemme ajan hermolla
  • Kivaa yhdessäoloa: haluamme kutsua koolle hyviä yhteistyökumppaneita yhteisen asian tiimoilta.

Yksi vuosittain järjestettäviä tapahtumia on DRG-päivät. Nämä vuoden lopussa järjestettävät päivät kokoavat yhteen pääasiassa DRG-järjestelmän parissa työskenteleviä ammattilaisia, mutta myös muita sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia. Tavallaan tapahtuma siis täyttää kaikki kolme em. tapahtuman järjestämissyytä: vuosittainen, ajankohtainen, kiva yhdessäolo.

Tapahtuman järjestäminen alkaa ideasta. Miksi haluamme kutsua koolle ihmisiä tänä vuonna? Idea täsmentyy teemaksi, joka jalostuu ohjelmakokonaisuudeksi aihealoittain. Missä järjestämme tapahtuman? Huomioimme valtakunnallisuuden ja ajankohtaisuuden, onko joku paikkakunta juuri tällä hetkellä erityisen ajankohtainen. Miten koostamme ohjelman? Tämä onkin haastavin vaihe – järjestäjän tulee huomioida ohjelman houkuttelevuus ja ajankohtaisuus. Puhujien saamisen suhteen on oltava nopea, tehokas ja reagoitava mm. alueellisiin erityisosaamisiin. Esimerkiksi vastanimitetyt ministerit, valtakunnallisesti tai jopa maailmanlaajuisesti tunnetut asiantuntijat voi saada osaksi ohjelmaa. Mistä yhteistyökumppanit? Alueellisen osaamisen hyödyntäminen järjestelyissä on tärkeää ja suotavaa, useammille hartioille koottu vastuu on helpompi jakaa. Kaikista näistä paloista hiomme kokonaisuuden, jotta voimme julkaista tapahtuman ja avata sen osallistujille ilmoittautumista varten.

Vain viimeinen osuus näkyy osallistujille. Tapahtuman kulisseissa olemme budjetoineet, järjestäneet majoituksia ja tehneet tilavarauksia. Viestineet, markkinoineet ja tehneet materiaaleja. Ohjelmamuutoksia on tulee aina ja sitten tehdään lisää viestintää :) Tässä vaiheessa tulee välillä kiire, hässäkkää ja jopa väärinymmärryksiä, vaikka tapahtuman järjestäminen on yhtä mukavaa kuin joulun odotus. Itse iloitsen, että saan olla mukana osana tiimiä luomassa jotain uutta ja mukavaa sekä koota yhteen huippuosaajia. 

Joku on sanonut, että tapahtuman järjestäminen on sulaa hulluutta – koskaan ei voi etukäteen tietää, miten tapahtuma onnistuu, paljonko tulee osallistujia ja päästäänkö budjettiin. Mutta juuri tämä on itse tapahtumajärjestelyn suola: ideasta teemaan, teemasta ohjelmaan, ohjelmasta toteutukseen ja toteutuksesta onnistumiseen.

Näitä palapelin palasia kokoamme tänäkin vuonna XVII DRG –päiviä varten Ouluun. Oulu – Skandinavian pääkaupunki, Pohjoinen osaaja, FCGn aktiivinen toimipaikka.

Tervetuloa Ouluun 9.-10.10.2019

Kirsi Kumpuvaara-Virkkala
asiantuntija
Hyvinvointi ja sote -tiimi