Ketterästi taustatietoa potilaasta

Pari vuotta sitten kollegani osastonhoitaja tarvitsi hoitoisuustietoja perustellakseen henkilöresurssin riittämättömyyttä potilaspaikkojen määrän muuttuessa vuodeosastolla, jossa oli kahden eri erikoisalan potilaita. Tietojärjestelmä ei taipunut erottelemaan hoitoisuustietoja noiden kahden eri potilasryhmän osalta, joten tarvittiin käsityötä tiedon keräämiseen, suodattamiseen ja yhdistämiseen.


Osastonhoitaja keräsi tiedot useasta eri järjestelmästä. Ensin tarvittiin yksikössä tiettynä aikana hoidossa olleiden potilaiden tiedot. Sen jälkeen päästiin etsimään potilaskohtaisesti tietoa erikoisalasta, hoitoajasta ja -päivistä sekä hoitoisuustietoja. Avain näihin tietoihin oli kaikissa potilaan identifiointi henkilötunnuksella. Tiedon yhdistäminen on käsityötä

Kollegalta meni aikaa pelkästään tiedon keräämiseen yksi kokonainen työpäivä. Koska työ oli haastavaa, tietoa kerättiin vain yhden kuukauden ajalta. Se edusti raportissa kaikkia kuukausia - luonnollisesti tämä vaikutti tiedon laatuun. Vasta tämän jälkeen tiedot yhdistettiin ja laadittiin raportti. Tämäkin  tehtiin käsityönä.

Kyse ei siis ollut siitä, etteikö tietoa olisi ollut. Haaste oli sen yhdistäminen ja muokkaaminen hyödynnettävään muotoon. Tuntuu uskomattomalta, mutta edelleenkin monissa organisaatioissa tieto haetaan useista eri tietojärjestelmistä ja käsitellään hyödynnettävään muotoon käsityönä. Näin vain on.

Sosiaali- ja terveydenhuollon johtamisessa puhutaan paljon tiedolla johtamisesta. Silti vielä 2010-luvulla tietoon ei päästä käsiksi ketterästi ja nopeasti.

Kun halutaan johtaa tiedolla ja asiakaslähtöisesti, myös tiedon perustan on oltava asiakaslähtöistä. Eli pitää voida identifioida kenestä tieto on. Vain näin saamme hyödynnettyä, yhdisteltyä ja muokattua tietoa asiakaslähtöisesti. Samalla pääsemme myös suunnittelemaan ja kehittämään sosiaali- ja terveydenhuollontoimintaa asiakaslähtöisesti.

Uusi RAFAELA®-sovellus mahdollistaa asiakaslähtöisen tiedon  reaaliaikaisen hyödyntämisen. Edellytyksenä on hoitoisuusluokitustiedon tallentaminen henkilötunnuksella. Tällöin hoitoisuustietoa voidaan yhdistää muuhun, esim. toimintakyky- ja DRG-potilasryhmittelytietoon, ja hoitoisuusluokittelutietoa voidaan hyödyntää monipuolisesti sote-johtamisessa.

Kun tiedon kokoaminen on automatisoitu, voimme siirtyä pois tiedon keräämistaloudesta. Samalla vapautuu työaikaa ja voimme keskittyä itse lähiesimiestyöhön ja johtamiseen. Jos tuolloin pari vuotta sitten kollegallani olisi ollut käytössä uusi RAFAELA®-sovellus, tiedon keruu ja raportointi olisi vienyt aikaa noin kymmenesosan. Mihinkähän olisikaan voinut käyttää sen vapautuvan ajan…


Anne Rintala
erityisasiantuntija
FCG